整理するための文房具
オフィスにはついつい書類がたまります。こうした書類をいかに分類・整理しておくかが、情報を効率よく活用する為のカギになると言われています。そんな書類整理のためにファイリングの技術があります。ファイリングといっても、書類の種類や文書の使い方によってやり方もそれぞれです。残念ながら、オールマイティーに使える文房具はありません。
ファイリングには、機動性と保全性の二つの方向があります。書類をファイリングするためには、どちらを基本にするかと考えることが大切です。
最近では、オープンファイリングシステムという言葉が注目を集めています。これは、キングジムが提唱しているファイリングの方法です。具体的には、文書を用途別にホルダーで分類したり、担当者別にボックするにまとめるなどして所定の収納棚に収めることで不要な文書を廃棄しやすくします。また、大型の文書は厚型ファイルを用いたり、綴じ込まずに整理するボックスファイリングを用いたりします。そして保存の必要な文書は、「一定期間保存」と「永年保存」にわけて管理します。保存ファイリングは、利用頻度が低いので、コストの安い保存専用ツールがオススメです。オープンファイリングシステムは、それぞれの団体の業態に合わせてシステムを形成・構築することができます。
もちろん、家電の説明書など自宅にある書類の整理にも応用できると思います。ファイリング用の文房具を上手に利用して、書類をすっきりと整理してくださいね。
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